Panduan Penggunaan Aplikasi Koperasi
Panduan langkah demi langkah agar seluruh pengguna [Nama Koperasi] dapat segera memakai aplikasi dengan benar, tertib, dan transparan.
Sebelum Mulai
Aplikasi ini mengenal tiga peran. Temukan peran Anda, lalu ikuti bagian yang sesuai. Bila ragu peran Anda apa, tanyakan ke pengurus koperasi.
| Peran | Siapa | Yang bisa dilakukan |
|---|---|---|
| Anggota | Seluruh anggota koperasi | Melihat simpanan & pinjaman sendiri, mengirim setoran, mengubah kata sandi. |
| Pengurus | Pengelola harian | Kelola anggota, verifikasi setoran, catat pinjaman, kirim pengingat. |
| Admin Koperasi | Penanggung jawab tertinggi | Semua tugas pengurus, ditambah kas, akuntansi, SHU, laporan, dan pengaturan. |
Yang perlu disiapkan: alamat email aktif (untuk masuk dan pemulihan kata sandi) dan nomor WhatsApp (agar bisa menerima pengingat). Aplikasi dibuka lewat peramban di ponsel maupun komputer — tidak perlu memasang aplikasi tambahan.
Cara Masuk ke Aplikasi
Berlaku untuk semua peran.
Buka alamat aplikasi
Ketik app.ruangbaik.com/koperasi di peramban (Chrome, Safari, dll). Simpan sebagai bookmark agar mudah dibuka lagi.
Masukkan email & kata sandi
Gunakan email yang terdaftar di koperasi beserta kata sandi Anda. Tekan Masuk.
Lupa kata sandi?
Klik "Lupa kata sandi?", masukkan email Anda, lalu buka email untuk mengeklik tautan pemulihan. Tautan berlaku 60 menit.
Tips keamanan: gunakan kata sandi minimal 6 karakter yang tidak mudah ditebak, dan jangan membagikannya kepada siapa pun — termasuk sesama pengurus.
Panduan Anggota Anggota
Sebagai anggota, Anda mengelola data Anda sendiri: melihat saldo, mengirim setoran, dan memantau pinjaman.
A1. Mendaftar sebagai anggota
Buka halaman daftar
Di halaman masuk, pilih "Daftar anggota".
Isi data diri
Lengkapi nama, email, nomor HP, dan data lain yang diminta. Pastikan email benar karena dipakai untuk masuk.
Tunggu persetujuan
Pendaftaran Anda menunggu persetujuan pengurus. Setelah disetujui, Anda bisa masuk.
Bila koperasi mendaftarkan Anda secara langsung, Anda tidak perlu mendaftar sendiri — cukup minta email dan kata sandi awal ke pengurus.
A2. Mengirim setoran simpanan Anggota
Transfer dulu ke rekening koperasi
Lakukan transfer sesuai jenis simpanan (pokok, wajib, sukarela, atau berjangka) ke rekening koperasi. Simpan bukti transfernya.
Buka menu Simpanan
Di aplikasi, masuk ke menu Simpanan, lalu isi formulir setoran.
Pilih jenis & isi nominal
Pilih jenis simpanan dan masukkan nominal yang sama dengan yang Anda transfer.
Unggah bukti transfer
Unggah foto/tangkapan layar bukti transfer (format JPG atau PNG, maksimal 5 MB). Kirim.
Tunggu verifikasi
Status setoran menjadi "menunggu". Saldo Anda bertambah setelah pengurus memeriksa bukti dan menyetujuinya.
Penting: nominal di aplikasi harus sama persis dengan jumlah yang ditransfer, dan bukti transfer harus jelas terbaca. Setoran dengan bukti tidak jelas dapat ditolak pengurus.
A3. Memantau simpanan, pinjaman & SHU Anggota
- Beranda — ringkasan saldo dan, bila sudah dihitung, kartu Potensi SHU Anda.
- Simpanan — saldo tiap jenis simpanan dan riwayat setoran beserta statusnya.
- Pinjaman — pinjaman aktif, sisa angsuran, dan jadwal pembayaran.
- Profil — data diri dan tempat mengganti kata sandi.
Panduan Pengurus Pengurus
Sebagai pengurus, Anda menjalankan operasional harian: mengelola anggota, memverifikasi setoran, mencatat pinjaman, dan mengirim pengingat.
P1. Menyetujui pendaftar & mengelola anggota
Cek antrean Persetujuan
Buka menu Persetujuan. Penanda angka menunjukkan berapa yang menunggu. Calon anggota baru muncul di sini.
Setujui atau tolak
Tinjau data pendaftar, lalu Setujui agar mereka bisa masuk, atau tolak bila tidak sesuai.
Sunting data anggota bila perlu
Di menu Anggota, gunakan tombol Edit untuk memperbarui nama, email, nomor HP, atau kata sandi anggota.
P2. Verifikasi setoran masuk Pengurus
Buka menu Verifikasi Setoran
Penanda angka menunjukkan jumlah setoran yang menunggu diperiksa.
Periksa bukti transfer
Buka bukti yang diunggah anggota. Cocokkan nominal dan pastikan transfer benar-benar masuk ke rekening koperasi.
Setujui atau tolak
Setujui bila cocok — saldo anggota otomatis bertambah. Tolak bila bukti tidak jelas atau nominal tidak sesuai.
Prinsip transparansi: jangan pernah menyetujui setoran tanpa memeriksa buktinya lebih dulu. Saldo hanya boleh bertambah setelah dana benar-benar diterima koperasi.
P3. Mengirim pengingat simpanan wajib Pengurus
Buka menu Reminder Simpanan
Tampil daftar anggota beserta saldo simpanan wajib masing-masing.
Tandai yang perlu diingatkan (opsional)
Isi target minimal untuk menandai anggota yang simpanan wajibnya masih di bawah target.
Kirim lewat Email atau WhatsApp
Tekan Email untuk mengirim pengingat via email, atau WA untuk membuka WhatsApp dengan pesan yang sudah terisi — Anda tinggal menekan kirim.
Aplikasi menampilkan saldo nyata, bukan tuduhan menunggak. Target minimal hanya alat bantu agar Anda mudah melihat siapa yang perlu diingatkan.
P4. Mengelola pinjaman Pengurus
Ajukan pinjaman untuk anggota
Di menu Pinjaman, pilih anggota, masukkan nominal, tenor, dan bunga. Jadwal angsuran dihitung otomatis.
Cairkan setelah disetujui
Pinjaman di atas ambang tertentu memerlukan persetujuan lebih dulu. Setelah beres, catat pencairannya.
Catat pembayaran angsuran
Setiap anggota membayar, catat di aplikasi agar sisa angsuran selalu akurat.
Panduan Admin Koperasi Admin
Sebagai Admin Koperasi, Anda memegang kendali penuh — termasuk keuangan inti dan pengaturan. Lakukan persiapan awal ini lebih dulu sebelum koperasi mulai memakai aplikasi.
D1. Persiapan awal (sekali di awal)
- Atur identitas — isi nama koperasi, tagline, dan warna tema di menu Pengaturan (atau di Pengaturan wp-admin untuk logo).
- Aktifkan pengiriman email (SMTP) — agar reset kata sandi, notifikasi, dan reminder bisa terkirim. Diatur di Pengaturan → Email/SMTP di wp-admin.
- Tetapkan aturan operasional — nyalakan auto-posting jurnal dan atur ambang nominal persetujuan pinjaman.
- Siapkan akun kas — buat akun Kas Tunai dan/atau rekening bank koperasi.
- Tambahkan pengurus — daftarkan pengurus dan tetapkan perannya.
Tanpa SMTP aktif, email tidak terkirim. Bila belum sempat mengatur SMTP, pengingat tetap bisa dikirim lewat tombol WhatsApp yang tidak bergantung pada email.
D2. Kas & akuntansi Admin
Catat transaksi kas
Di menu Kas, catat kas masuk dan keluar. Kas keluar tidak boleh melebihi saldo yang tersedia.
Transfer antar akun kas
Pindahkan dana antar akun (misalnya dari Kas Tunai ke bank) dengan pencatatan yang tertib.
Jurnal & bagan akun
Di menu Akuntansi, tambah akun baru ke bagan akun dan catat jurnal manual (debit = kredit). Laba rugi dan neraca saldo terbentuk otomatis.
Transparansi pembukuan: dengan auto-posting aktif, transaksi simpanan, pinjaman, dan kas otomatis membentuk jurnal — sehingga pembukuan selalu sinkron dengan operasional.
D3. Menghitung SHU akhir periode Admin
Buka menu SHU
Mulai perhitungan untuk periode berjalan.
Isi total SHU & alokasi
Masukkan total SHU dan persentase alokasi (cadangan, sosial, jasa modal, jasa usaha).
Periksa pembagian
Jasa modal dibagi berdasarkan simpanan; jasa usaha berdasarkan transaksi anggota. Periksa hasilnya sebelum dikunci.
Finalisasi
Setelah yakin, finalisasi periode. Setelah final, angka tidak dapat diubah dan anggota dapat melihat bagiannya di beranda mereka.
Finalisasi bersifat permanen. Pastikan semua transaksi periode itu sudah tercatat dan angkanya benar sebelum menekan finalisasi.
D4. Laporan & notifikasi Admin
- Laporan — unduh laporan dalam format CSV untuk diolah di Excel atau dibagikan saat rapat.
- Notifikasi — aktifkan/nonaktifkan jenis notifikasi, kirim pengumuman (broadcast) ke seluruh anggota, dan jalankan reminder jatuh tempo.
- Reminder Wajib — kirim pengingat simpanan wajib, tersedia baik di aplikasi maupun di dasbor wp-admin.
Alur Kerja Harian yang Disarankan
Rutinitas singkat agar data selalu tertib dan transparan.
| Kapan | Pengurus | Admin |
|---|---|---|
| Setiap hari | Cek & verifikasi setoran menunggu; setujui pendaftar baru. | Pantau beranda; catat transaksi kas bila ada. |
| Setiap minggu | Kirim pengingat simpanan wajib ke yang belum menyetor. | Periksa jurnal & saldo kas. |
| Setiap bulan | Catat pembayaran angsuran; rapikan data anggota. | Tinjau laporan; kirim pengumuman bila perlu. |
| Akhir periode | — | Hitung & finalisasi SHU; unduh laporan untuk rapat. |
Bila Ada Kendala
| Gejala | Yang dilakukan |
|---|---|
| Halaman error 404 | Terjadi setelah pembaruan. Hubungi Admin Sistem agar menyimpan ulang pengaturan Permalink WordPress. |
| Tidak menerima email | Periksa folder spam. Bila tetap tidak ada, pengaturan SMTP mungkin belum aktif — hubungi Admin Sistem. |
| Tampilan tidak berubah | Muat ulang halaman (tarik ke bawah di ponsel) atau bersihkan cache peramban. |
| Tombol WhatsApp tidak jalan | Pastikan nomor HP anggota terisi dan benar di data anggota. |
| Lupa kata sandi | Gunakan "Lupa kata sandi?" di halaman masuk. Bila email tak terdaftar, hubungi pengurus. |
Catatan jujur: aplikasi ini terus dikembangkan. Bila menemukan hal yang tidak berfungsi seperti seharusnya, laporkan ke Admin Sistem dengan menyertakan tangkapan layar — masukan Anda membantu perbaikan.
Butuh Bantuan?
Untuk kendala teknis, permintaan pengaturan, atau pertanyaan yang tidak terjawab panduan ini, hubungi Admin Sistem.